Å klare mer med mindre – en involverende metode for omstilling

Utfordringene

I dagens arbeidsliv utsettes private som offentlige virksomheter for et betydelig omstillingspress. Det er kamp om knappe ressurser og mange tvinges til å jobbe mer og hardere for å klare oppgavene sine. Omstillinger oppfattes ofte som truende, sykefraværet øker, folk finner seg annet arbeid og kostnadene går i været. Forskning viser også at det etter hvert utvikler seg økende grad av likegyldighet, passivitet og motstand. Hardjobbing fører i mange tilfeller til slitne mennesker og til lavere produktivitet. En stanger hodet i veggen. Til sist ender det opp i omstillingstretthet og/eller endringskynisme som sinker prosessen eller får den til å stoppe opp.

Definisjon av en organisasjon – identitetskonflikt

En måte å definere en organisasjon er som et sosialt system, bevisst designet for å nå bestemte mål. 
I det sosiale systemet har folk bygget sine egne identiteter knyttet til relasjoner, følelser og hvordan de i ulik grad kan påvirke andre og egen arbeidssituasjon. I det bevisst designede systemet med fastsatte mål, forholder folk seg kjent struktur, til det de kan og til rutiner og prosedyrer som føles trygge. All form for endring, setter dette «i spill» f. eks gjennom følelse av tap av trygghet, kompetanse, forbindelser og tilhørighet, retning, eget arbeidsområde og tap av identitet.

Endringer og endringsstrategier

Det er mange forhold som driver endringer og valg av endringsprosess vil ofte være bestemt av driverne. Typiske drivere kan være teknologi (automatisering, robotisering, digitalisering, nye systemer, ol), økonomiske forhold, press fra myndigheter, kunder og konkurrenter, en ny leder med nye ideer, fusjon, fisjon eller sammenslagninger, eller moter og trender.

Mye sies om mislykkede og vellykkede omstillingsprosesser, men grovt kan en se endringsprosesser gjennomføres etter to alternativer:

Omstilling/topp – ned prosesser som: Planlagte, tidsavgrensede, mål og ledelsesstyrte. Kan være strukturelle, sykliske eller «politiske». Som oftest utløst av forhold i omgivelsene. Får innflytelse på hele virksomheten, kan redefinere alt organisasjonen står for og kan endre hele
eksistensgrunnlaget.

Organisasjonsutvikling (OU), som en planlagt prosess med mål å bedre bedriftens prestasjon. Tar noe tid. Involverer. Følger bestemt prosedyre.

Metode: Å klare mer med mindre

Mitt forslag er å i større grad å gjennomføre en endring som en OU-prosess. Enten som en planlagt OU prosess fra starten av eller som en konsekvens av en topp-ned prosess. Hovedstrategien er involvering og medvirkning. Ikke bare av tillitsvalgte, men i størst mulig grad gjennom involvering av dem som er direkte påvirket av omstillingen.

I denne bloggen legger jeg mest vekt på omstillingens påvirkning av hvordan vi designer jobber og avdelinger.

Målet med denne metoden er å jobbe smartere gjennom å re-designe jobber. Resultatet skal bli reduserte kostnader og nye og spennende arbeidsoppgaver. Metoden går på å finne mer effektive måter å jobbe på, fordele arbeid og kompetanse og å bedre utnytte kompetanse og teknologi.
Sentralt er å studere og effektivisere arbeidsprosesser. I denne sammenheng er arbeidsprosesser et sett med sammenhengende aktiviteter som skaper kundeoppfattet verdi og som karakterisere ved at det finnes kunder (mottakere av prosessens resultat), som krysser organisatoriske, funksjonelle eller faglige grenser (en horisontal prosess) og hvor kundene kan være interne så vel som eksterne.

Kundeoppfattet verdi er det kundene er villige til å betale for som er startpunktet for metoden. Så kommer det vi må gjøre, men som kundene ikke vil betale for. Til sist alt det andre vi gjør. Som kanskje er unødvendig arbeid, bortkastet arbeid, dobbeltarbeid osv.

Ulike strategier velges for hvert av områdene.

Fremgangsmåte:

Fase 1: Avklaring av nå – situasjonen. Kundebehov, nåværende struktur, arbeidsoppgaver, kompetanse, prosesser.

Fase 2: Beskrivelse av fremtidig situasjon gjennom fokus på oppgavegjennomgang og fokus på kundebehov

Fase 3: Beskrive nye del-prosesser etter kartlegging av kundebehov

Fase 4: Beskrivelse av hvordan i skal gjøre det – designe den nye organisasjonen

Fase 5: Bestemme kompetansekrav og bemanne organisasjonen. Igangsette.

Høres dette spennende og nyttig ut? I så fall er det bare å ta kontakt, så ser vi om dette er noe som passer.

Om berntkb

Samfunnsinteressert og opptatt av lederskap og å øve grupper til å jobbe som team. Master of Management fra NTNU. Spesialisering i innovasjon og endringsledelse. Ivrig golfer. Major (R).
Dette innlegget ble publisert i Endringer, Human Resources Management (HRM). Bokmerk permalenken.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s